(Senest redigeret 10.09.19)
–
DRS´s dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
–
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
DRS er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
- Kontaktperson: Ditte Dideriksen
- Adresse: Fosforitvej 24
- CVR: 33187416
- Telefonnr.: 23 35 37 70
- Mail: dittedideriksen@mail.tele.dk
- Website: https://detrytmiskeselskab.dk/wordpress/
–
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
- I tilfælde af at medlemmer har haft udlæg for DRS indhentes bankkontonummer for at kunne refundere udlægget.
- Oplysninger om Bestyrelsesmedlemmer og korleder:
- Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Kontaktoplysninger og portrætfotos lægges ud på foreningens hjemmeside
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer ved indhentelse af børneattest.
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.
–
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra korleder og medlemmerne. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
–
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene
- Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens koraktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Administration af din relation til os
- Formål med behandling af oplysninger på Bestyrelsesmedlemmer og Korleder:
- Håndtering af hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
–
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af koraktivitet, herunder udfærdigelse af arbejdsopgaver.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer, koraktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Da foreningen er medlem af Kor72, sker der videregivelse af oplysninger om medlemmer og korleder, for at disse kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud herfra.
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
–
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
–
Videregivelse af dine personoplysninger
Der sker videregivelse af oplysninger om korleder og medlemmer i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
–
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som lønnet leder.
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Lønnede ledere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og ledere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
–
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
–
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
–
– o – o – o – o –
Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Det Rytmiske Selskab
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:
Det Rytmiske Selskab
Adresse???
CVR nr. 33187416
Data for seneste ajourføring af dokumentet: 26. maj 2019
Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Følgende bestyrelsesmedlemmer:
- Ditte Dideriksen
23 35 37 70
dittedideriksen@mail.tele.dk- Henrik Gude
30 64 63 24
gudebornholm@gmail.com- Gitte Quaade
21 44 66 46
gitte.quaade@gmail.com- Dorthe Pauck Due
30 22 09 67
dorthepauckholm@hotmail.com- Susanne Poulsen
20 11 56 15
susogmic@yahoo.dk- Stine Hansen
30 18 23 56
stine.hansen@brk.dk
–
Hvad er formålene med behandlingen?
- Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
- Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning til Kor72
- Indhentelse af børneattester
- Udbetaling af løn og refusioner
–
Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger:
- Navn
- Mailadresse
- Telefon
- Adresse
- Fødselsdato
Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
–
Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
- Medlemmer
- Korleder
- Eksterne undervisere
–
Hvem videregives oplysningerne til?
- Almindelige personoplysninger om medlemmer videregives til Bornholms Regionskommune og Kor72, når foreningen har en berettiget interesse heri.
- Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet og oplysninger om strafbare forhold til Bornholms Regionskommune, hvis attesten har anmærkninger.
–
Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
- Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede bestyrelsesmedlemmer opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. For lønnede korlederes vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
- Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlings-formålet er opfyldt.
- CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb
- Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke.
–
Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer alle personoplysninger på bestyrelsesmedlemmers private computere som er beskyttede med almindelige antivirusprogrammer.
–
Hvad gør vi, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi Bornholms Regionskommune og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.
–
Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?
Medlemmernes og korlederes oplysninger behandles manuelt af bestyrelsesmedlemmerne.
–
–
